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IDer Rezepteblog von Kultbäcker Martin Schönleben

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Elisabeth Schoch / Annette Jorga
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Büro-Organisation: Nie wieder suchen – geht das?

Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum 'schlanken Büro' werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch 'überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien' oder 'ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen' verschwendet.

Ein paar Zahlen, die nachdenklich machen:
Insgesamt entfällt auf die von den Büroforschern ermittelte Verschwendung in schlecht organisierten Büros gut ein Drittel der Jahresarbeitszeit. Das sind immerhin jährlich 90 Tage, an denen die Angestellten 'sinnlose Dinge treiben'.
Anders gesagt, in einem Büro eines durchschnittlichen Mittelstand-Unternehmens geht bis zu 37% der Arbeitszeit verloren wegen mangelnden Überblicks.
Wenn Sie pro Mitarbeiter nur eine Stunde Zeit pro Arbeitstag gewinnen, sparen Sie bei durchschnittlich 45 Euro pro Stunde ganze 11.000 Euro im Jahr. Und die freigesetzte Energie Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter macht sich langfristig mehr als bezahlt.

Keine Platz-Verschwendung durch überflüssige Ablage,
doppelte Information oder Papierberge

Die Häufchen wachsen von Tag zu Tag, irgendwann besteht das Büro nur aus Papierstapeln. Wenn man ein Dokument nicht findet, wird es nochmal ausgedruckt und irgendwo hingelegt, bis man ein- und dasselbe Dokument in verschiedenen Stapeln und Ordner hat. Aber nie griffbereit, wenn man es dann braucht.
Vielleicht heben Sie auch gerne interessante Artikel und Broschüren auf? Es könnte ja irgendwann nochmals lesenswert sein?
Alles was man im Internet mit wenigen Klicks finden kann, sollte man nicht als Papier lagern. Erstens nimmt es Platz weg, zweitens braucht man die Informationen oft nie wieder und drittens, wenn es nicht ordentlich abgeheftet ist, findet man es sowieso nicht mehr wenn man es doch mal brauchen sollte.
“Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb." (Kurt Tucholsky, Journalist und Schriftsteller).

Sie möchten mehr erfahren?
Laden Sie uns in Ihr Büro ein und lehnen Sie sich zurück. Eine halbe Stunde reicht, um Ihnen unser Konzept vorzustellen. Hören Sie zu, stellen Sie Fragen – und als kleines Schmankerl bringen wir Ihnen einen selbst gebackenen Kuchen mit: www.najka.de.

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Die tragenden Säulen eines erfolgreichen Unternehmens

Von Annette Jorga
Auf die Frage, warum Menschen ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung bei jenem Unternehmen eingekauft haben und nicht bei der Konkurrenz, können die Wenigsten eine Antwort geben. Meist wird mit dem Preis oder der guten Qualität begründet, aber wie die Wissenschaft inzwischen herausgefunden hat, werden die Entscheidungen nicht rational, sondern 'aus dem Bauch heraus' getroffen.
Eine entscheidende Rolle bei der Kaufentscheidung spielt dabei die Wahrnehmung der Produkte bzw. des Unternehmens. Nehme ich die Person, mit der ich zu tun habe, als kompetent und freundlich wahr, neige ich viel mehr zum Kaufen, als bei einem unorganisierten oder gar unfreundlichen Gegenüber. Was macht also mein Unternehmen besser als den Mitbewerb? Ein sinnvolles und funktionierendes Produkt anzubieten, ist heute kein Alleinstellungsmerkmal mehr, sondern Voraussetzung in jedem Business. Aber wie kann ich mein Unternehmen dann positiv von der Masse abheben?
Zwei Merkmale sind die tragenden Säulen jedes erfolgreichen Unternehmens: Ein gut organisiertes Backoffice, das bedeutet, die Verwaltung und der tägliche Ablauf sind so effizient aber komfortabel organisiert, dass ich mit minimalem Zeitaufwand maximale Ordnung herstelle und halte. Zufriedene Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und sich aktiv in das Firmengeschehen einbringen.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann sich ein Unternehmen voll und ganz darauf konzentrieren, seinen Kunden einen hochwertigen, freundlichen und außergewöhnlichen Service zu bieten. Aber wie erreiche ich das als Unternehmer? In dem ich einerseits dafür sorge, dass meine Verwaltung, meine Arbeitsabläufe und -prozesse so durchdacht und optimiert sind, dass ich damit keine unnötige Zeit verschwende. Und andererseits meine Mitarbeiter motiviert und 'gerne' auf meine Kunden zugehen.
Daher unser Fazit: Was hat ein Unternehmer immer zu wenig? Zeit und Geld. Zeit kann man sparen durch effektive Organisation. Geld kann man sparen durch motivierte Mitarbeiter.

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Gemeinsam mit ihrer Geschäftspartnerin Elisabeth Schoch betreibt Annette Jorga die najka Agentur und unterstützt mit Expertise, Methodik und Charme andere Firmen darin, sich in der modernen Geschäftswelt zu organisieren und nachhaltig am Markt zu positionieren. Das Team greift auf langjährig gesammelte Erfahrungen in den Bereichen Marketing, Mitarbeiter-Motivation, Kommunikation und Content-Management zurück, um so aus den Mitarbeitern ihrer Kunden effiziente und motivierte Teams zu machen.

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